Sekretariat szkolny w świetle zmian ustroju szkolnego

  • Prowadzenie zagadnień oświatowych i administracyjnych zgodnie z obowiązującymi
    przepisami; Prawidłowa dokumentacja;
  • System kancelaryjny w praktyce szkolnej.

Obszerny zakres spraw oświatowych, złożona i skomplikowana dokumentacja szkolna oraz liczne zmiany przepisów, a także obowiązek stosowania systemu bezdziennikowego w jednostkach administracji publicznej, w tym w szkołach i placówkach oświatowych, stwarza szereg problemów i wątpliwości.

Celem szkolenia jest przedstawienie istotnych zmian prawnych oraz kompleksowe omówienie i wyjaśnienie pod kątem merytorycznym wszystkich ważnych zagadnień a także podanie wymogów związanych z prowadzeniem różnych rodzajów dokumentacji szkolnej. Zajęcia prowadzone są pod kątem praktycznym z użyciem licznych wzorów i przykładów.

Ze względu na bardzo obszerną tematykę, niektóre zagadnienia omawiane są skrótowo w trakcie zajęć, natomiast ich pełny zakres zawarty został w materiałach szkoleniowych oraz na załączonej płycie CD. Dotyczy to m.in. przykładowych instrukcji: kancelaryjnej i archiwizacyjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt dostosowanego do realiów oświatowych (zmiany prawne w tym zakresie), a także wzorów rejestrów, upoważnień i innych materiałów.

Szczegółowa tematyka zajęć

I CZĘŚĆ – ZAGADNIENIA MERYTORYCZNE

  1. PROWADZENIE SPRAW DOTYCZĄCYCH DZIAŁALNOŚCI EDUKACYJNEJ ORAZ DOKUMENTACJA Z TYM ZWIĄZANA
    • Zmiany przepisów oświatowych (krótkie omówienie).
    • Dokumentacja przebiegu nauczania w świetle nowych przepisów – nowe rozporządzenie MEN z 25 sierpnia 2017 r.
    • Bieżąca weryfikacja adresów ZAMIESZKANIA.
    • Rekrutacja, w tym przyjmowanie do szkół dzieci obcokrajowców.
    • Udzielanie przez szkoły i placówki pomocy psychologiczno-pedagogicznej:
      • wymogi prawne i merytoryczne,
      • prawidłowe gromadzenie dokumentacji (indywidualne teczki),
      • prowadzenie spraw związanych z pomocą psychologiczno-pedagogiczną zgodnie z wymogami systemu kancelaryjnego,
      • szczególna ochrona danych osobowych zawartych w dokumentacji i przetwarzanych przez jednostki oświatowe (w tym udostępnianie danych podmiotom zewnętrznym).
    • Realizacja OBOWIĄZKÓW: rocznego przygotowania przedszkolnego, szkolnego i nauki; szczególne formy; kontrole spełniania w/w obowiązków przez szkoły (wymogi prawne i przydatne procedury).
    • Oświadczenia i zaświadczenia; wymogi prawne dotyczące oświadczeń.
    • Powiązanie dokumentacji przebiegu nauczania z nowym SIO.
    • Duplikaty świadectw i legitymacji – przykładowe PROCEDURY.
    • Zasady sporządzania odpisów i KOPII; odpisy wymagające potwierdzeń notarialnych (wymogi Kpa).
    • Postępowanie w sytuacjach konfliktowych, kontrowersyjnych i kłopotliwych, w tym:
      • odmowa podania przez rodziców istotnych danych, np. adresu, \
      • sprawdzanie tożsamości osób przychodzących do szkoły z zewnątrz,
      • żądania udostępniania informacji o jednostce, w tym danych osobowych osobom postronnym,
      • wynoszenie dokumentacji szkolnej poza teren jednostki.
  2. PROBLEMY ZWIĄZANE Z REORGANIZACJĄ SZKÓŁ I PLACÓWEK
    • Prowadzenie spraw oraz dokumentacji w szkołach:
      • wygaszanych,
      • przekształcanych,
      • nowo tworzonych, w tym:
        • księgi ewidencji, księgi uczniów,
        • arkusze ocen,
        • świadectwa szkolne,
        • legitymacje.
    • Stosowanie pieczęci (w tym urzędowych).
    • Wydawanie duplikatów i zaświadczeń.
    • Sprawy związane ze stosunkiem pracy (w tym dokumentacja pracownicza).
    • Przygotowanie dokumentacji likwidowanych szkół do przekazania, zgodnie z wymogami Prawa oświatowego:
      • arkusze ocen – kuratoria oświaty,
      • pozostała dokumentacja – w uzgodnieniu z organami prowadzącymi.
  3. ZAGADNIENIA ZWIĄZANE Z POSTĘPOWANIEM ADMINISTRACYJNYM
    • Prowadzenie spraw związanych z decyzjami administracyjnymi; przykłady i wzory.
    • Sprawy wymagające zakładania METRYK SPRAW – przykłady.
    • Zasady doręczeń pism, terminy i inne ważne zagadnienia Kpa.
  4. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W SZKOŁACH I PLACÓWKACH OŚWIATOWYCH
    • Przypadki wymagające uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych.
    • Zasady udostępniania danych innym podmiotom i osobom.
    • Dokumentacja ochrony danych osobowych – podstawa prawna i zasady tworzenia.
    • Rejestracja zbiorów w GIODO.

II CZĘŚĆ – PROCEDURY KANCELARYJNE

  1. BEZDZIENNIKOWY SYSTEM KANCELARYJNY
    • Wymogi systemu bezdziennikowego (skrót).
    • Postępowanie z otrzymywaną i wysyłaną korespondencją.
    • Przykładowa klasyfikacja prowadzonej dokumentacji edukacyjnej, kadrowej i inn.
    • Zagadnienia wymagające prowadzenia spisów spraw, znakowania pism i stosowania innych procedur związanych z dokumentacją TWORZĄCĄ AKTA SPRAW.
    • Dokumentacja NIETWORZĄCA AKT SPRAW:
      • odmienne zasady prowadzenia:
        • dokumentacji pracowniczej (w tym teczek akt osobowych),
        • dokumentacji przebiegu nauczania (z wyłączeniem indywidualnych teczek pomocy psychologiczno
        • pedagogicznej, spraw związanych z wydawaniem duplikatów, decyzji administracyjnych, kontaktów z rodzicami).
    • Udzielanie upoważnień – dwa rodzaje rejestrów oraz ich zakresy.
  2. OCHRONA PROWADZONEJ DOKUMENTACJI
    • Archiwizowanie dokumentacji zgodnie z aktualnymi przepisami:
      • procedury archiwizacyjne (w tym przykładowa instrukcja),
      • brakowanie dokumentacji kategorii B i Bc,
      • minimalne wymagania w tym zakresie wynikające z problemów lokalowych i personalnych.
    • Zabezpieczenie i ochrona dokumentacji bieżącej – wymogi techniczne i organizacyjne.
    • ODTWARZANIE ZNISZCZONEJ BĄDŹ ZAGUBIONEJ DOKUMENTACJI.
    • PYTANIA I PROBLEMY UCZESTNIKÓW – przesyłane drogą mailową przed szkoleniem, zadawane w trakcie zajęć i po ich zakończeniu.