Sekretarz szkoły

Szkolenie jest skierowane do pracowników placówek oświatowych zajmujących się prowadzeniem sekretariatu szkolnego.

Celem szkolenia jest omówienie wszystkich istotnych zagadnień związanych z praktycznym stosowaniem kancelaryjnego systemu bezdziennikowego w jednostkach oświatowych, poprawnego stosowania Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, a także przechowywania i archiwizowania dokumentacji.

Szkolenie poprowadzi Pani Ewelina Puchała – Wieloletni pracownik administracji publicznej. Teoretyk i praktyk z zakresu: gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku, administrowania nieruchomością, gospodarki finansowej, bezpieczeństwa i higieny pracy, zamówień publicznych oraz kadr. Doświadczenie zawodowe i praktyczne zdobywane między innymi na stanowisku Kierownika Gospodarczego. Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

W ramach szkolenia uczestnicy otrzymają bogate materiały pomocnicze (w tym wzór instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla jednostek oświatowych) a także wsparcie konsultacyjne po zakończeniu szkolenia (m.in. w zakresie praktycznego wdrażania systemu w jednostce).

1. Status zawodowy sekretarza
   1. Przykładowy zakres obowiązków.
2. Prowadzenie kancelarii zgodnie z wymogami systemu bezdziennikowego
   1. Czynności kancelaryjne sekretariatu.
   2. Przyjmowanie i obieg korespondencji: wewnętrzny obieg akt.
   3. System kancelaryjny, rejestracja, znakowanie i załatwianie spraw zgodnie z systemem bezdziennikowym.
   4. Zasady systemu bezdziennikowego:
      • instrukcja kancelaryjna;
      • jednolity rzeczowy wykaz akt;
      • instrukcja archiwizowania dokumentacji.
   5. Procedury określone instrukcją kancelaryjną.
   6. Prawidłowy jednolity rzeczowy wykaz akt odzwierciedlający zadania statutowe jednostki:
      • zgodność z wymogami rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
      • rozdzielenie zagadnień związanych z załatwianiem spraw (AKTA SPRAW) i zagadnień prowadzonych w sposób uproszczony (dokumentacja NIETWORZĄCA AKT SPRAW).
3. Wybrane zagadnienia kancelaryjne dotyczące bieżącej działalności
   1. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania, kadrowo-płacowej, gospodarczej i pozostałej w systemie bezdziennikowym:
      • Praktyczne stosowanie zasad i procedur kancelaryjnych;
      • Odmienne zasady klasyfikowania i prowadzenia dokumentacji tworzącej akta spraw oraz dokumentacji wewnątrzszkolnej (nie tworzącej akt spraw);
      • Praktyczne klasyfikowanie i gromadzenie dokumentacji w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt;
      • Zagadnienia wymagające prowadzenia spisów spraw, znakowania pism i stosowania innych procedur związanych z dokumentacją TWORZĄCĄ AKTA SPRAW;
      • Dokumentacja NIETWORZĄCA AKT SPRAW – rodzaje i sposoby prowadzenia (przykłady);
      • Zabezpieczenie i ochrona dokumentacji bieżącej – wymogi techniczne i organizacyjne;
      • Sporządzanie kopii, wydawanie duplikatów, stosowanie pieczęci;
      • Załatwianie spraw zgodnie z Kpa, nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych, postępowanie administracyjne;
      • OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH zgodnie z wymogami RODO.
4. Prowadzenie dokumentacji szkolnej
   1. Dokumentacja przebiegu nauczania.
   2. Prowadzenie spraw dotyczących działalności edukacyjnej.
   3. Wydawanie dokumentów i ich duplikatów w tym świadectw, dyplomów, elegitymacji, m-legitymacji.
   4. Rejestry, ewidencje, wykazy.
   5. Postępowanie administracyjne.
   6. Decyzje administracyjne w praktyce oświatowej.
5. Zasady porządkowania i archiwizacji dokumentacji
   1. Wydzielanie dokumentacji tworzącej akta spraw i odpowiednie jej uporządkowanie oraz przygotowanie do przekazania lub archiwizacji.
   2. PRAWIDŁOWA archiwizacja dokumentacji pracowniczej w świetle aktualnych przepisów.
   3. Postępowanie z dokumentacją wewnętrzną nie tworzącą akt spraw.
   4. Dokumentacja nie podlegająca archiwizacji.
   5. Procedury archiwizacyjne.
   6. Brakowanie dokumentacji.

Liczba godzin szkolenia – 3h zegarowe.