1. Klasyfikacja dokumentacji zgodnie z rzeczowym wykazem akt
2. Procedury kancelaryjne i archiwizacyjne

Celem warsztatów jest m.in. dokonanie analizy jednolitego rzeczowego wykazu akt ze względu na zakres i rodzaj prowadzonej dokumentacji, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień organizacyjnych, kadrowych, finansowo-księgowych i edukacyjnych. Zasady postępowania z dokumentacją, zawarta w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej zostaną przedstawione w formie procedur pogrupowanych zgodnie z etapami działań kancelaryjnych. Wymienione w tytule warsztatów zasady kancelaryjne są zgodne z aktualnymi przepisami, w tym z zapisem art. 6 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

1. Dostosowanie zasad kancelaryjnych do specyfiki jednostki, jej wielkości i realizowanych zadań statutowych.
2. Właściwe klasyfikowanie na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt:
   • Prawidłowa interpretacja poszczególnych haseł klasyfikacyjnych.
   • Wskazanie haseł dotyczących aktualnie prowadzonych zagadnień w jednostce i ustalenie rodzaju dokumentacji (tworzącej lub nietworzącej akt spraw) oraz jej zakresu (w tym zawartości teczek aktowych).
   • Liczne przykłady klasyfikowania dokumentacji organizacyjnej, kadrowej, finansowo-gospodarczej oraz edukacyjnej.
3. Możliwości modyfikowania wykazu akt w zależności od potrzeb jednostki.
4. Procedury kancelaryjne:
   • Wymogi prawne związane z instrukcją kancelaryjną.
   • Tryb postępowania przy:
     1. przyjmowania i rozdzielania korespondencji, w tym poczty elektronicznej,
     2. prowadzeniu spraw (rejestracja i znakowanie, kompletowania akt),
     3. prowadzeniu dokumentacji nie tworzącej akt spraw (w tym rejestrów i ewidencji),
     4. wysyłaniu korespondencji,
     5. porządkowaniu dokumentacji przed przekazaniem do składnicy akt,
5. Instrukcja archiwalna w praktyce:
   • Wymagania które należy stosować od zaraz.
   • Docelowe wymogi lokalowe i organizacyjne składnicy akt.
   • Porządkowanie starej dokumentacji.
   • Procedury brakowania .
6. Racjonalność, oszczędność i celowość w stosowaniu zasad kancelaryjnych.

Czas trwania szkolenia: 7 godzin