Celem szkolenia jest szczegółowe omówienie zakresu obowiązków sekretarza szkoły (referenta, specjalisty do spraw administracyjnych) obejmującego problematykę kancelaryjną oraz sprawy uczniowskie. Tematyka została oparta o treść przykładowej instrukcji kancelaryjnej dla jednostki oświatowej, przepisy archiwizacyjne, wymogi zawarte w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisy oświatowe i inne.
Poszczególne zagadnienia zostały przedstawione w formie procedur uzupełnionych o niezbędne przepisy. Przykładowe wzory (w tym instrukcja kancelaryjna z jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz instrukcja archiwizacyjna dla składnic akt) oraz zbiór niezbędnych przepisów zawarty został na płycie CD. Szkolenie jest prowadzone przy użyciu techniki komputerowej (prezentacja) przy aktywnym udziale słuchaczy.
- Status zawodowy sekretarza szkoły
- Przykładowy zakres obowiązków
- Obowiązki dotyczące:1) kancelarii szkolnej:
- czynności kancelaryjne sekretariatu
- przyjmowanie i obieg korespondencji; wewnętrzny obieg akt
- system kancelaryjny, rejestracja, znakowanie i załatwianie spraw zgodnie z systemem bezdziennikowym w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt
- wysyłanie i doręczanie pism
- bieżące przechowywanie dokumentacji; udostępnianie akt
- przekazywanie akt do składnicy akt
- archiwizacja i brakowanie akt, zgodnie z rzeczowym wykazem akt i innymi przepisami
- wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
- nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
- zabezpieczenie, przechowywanie i ewidencjonowanie pieczęci urzędowych
- ochrona danych osobowych
2) spraw uczniowskich:
- ewidencjonowanie dzieci i uczniów
- dokumentacja związana z przyjęciem uczniów do szkoły i przejściem uczniów do innej szkoły
- rejestr i ew. analiza dalszych losów absolwentów – realizacja obowiązku szkolnego
- wydawanie legitymacji uczniowskich i prowadzenie ich ewidencji
- wydawanie, ewidencjonowanie i rozliczanie druków świadectw i innych druków ścisłego zarachowania
- wydawania duplikatów świadectw i legitymacji (szczegółowa procedura)
- postępowanie ze świadectwami nieodebranymi przez uczniów lub absolwentów
- arkusze ocen: prowadzenie i kompletowanie; adnotacje; księgi arkuszy ocen
- sprostowania i poprawki w dokumentacji szkolnej
- postępowanie z dokumentacją szkolną:
- przechowywanie bieżące (ochrona przed zniszczeniem lub zagubieniem)
- archiwizacja po pełnym załatwieniu spraw; okresy archiwizowania
- odtwarzanie zniszczonej bądĄ zagubionej dokumentacji
- Inne zadania wynikające z zakresu obowiązków, w tym sprawy kadrowe
- Indywidualne pytania i problemy zgłaszane przez uczestników
Całość w/w tematyki została zawarta w materiałach szkoleniowych, w tym na płycie CD.
Czas szkolenia: 7 godzin dydaktycznych.