Dokumentacja sekretariatu szkolnego ( klasyfikacja – prowadzenie – archiwizacja i brakowanie)
- Warsztaty mają na celu przedstawienie i utrwalenie szczegółowych, praktycznych zasad tworzenia, prowadzenia i archiwizowania dokumentacji szkolnej.
- Zajęcia opierają się na konkretnych przykładach z użyciem licznych wzorów stosowanych w praktyce oświatowej (pisma, rejestry itp.).
- Proponowane warsztaty są kontynuacją i rozszerzeniem dotychczas prowadzonych szkoleń KANCELARIA SZKOLNA i SEKRETARIAT SZKOLNY.
Tematyka:
- Klasyfikacja dokumentacji szkolnej w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt – omówienie poszczególnych dziedzin z podaniem licznych przykładów:
- możliwość wyboru wariantowego symboli i haseł klasyfikacyjnych,
- zasady rozszerzania wykazu na kolejne stopnie podziału klasyfikacyjnego,
- ustalanie kategorii archiwalnych w przypadkach modyfikacji wykazu akt.
- Zakładanie i prowadzenie teczek aktowych:
- ustalenie zagadnień których nie prowadzi się w teczkach aktowych,
- rejestracja spraw przy użyciu spisów spraw w zgodzie z wymogami systemu bezdziennikowego,
- kompletowanie dokumentacji.
- Prowadzenie rejestrów kancelaryjnych:
- przykłady i wzory typowych rejestrów (ewidencje, wykazy, spisy),
- zasady prowadzenia rejestrów i ich praktyczne wykorzystanie.
- Optymalny obieg pism i spraw w jednostce:
- ustalanie zasad obiegu pism i załatwiania spraw na bazie racjonalnego schematu organizacyjnego,
- eliminowanie zbędnych czynności i skracanie czasu potrzebnego do załatwiania spraw,
- właściwe powierzanie obowiązków i delegowanie uprawnień pracowniczych.
- Zasady pobierania opłat:
- wymogi prawne (w tym dyscyplina finansów publicznych),
- zasady pobierania opłat za wydanie DUPLIKATÓW, za żywienie, wycieczki i inne),
- tryb i dokumentacja.
- Praktyczne stosowanie zasad K.p.a.:
- tryb załatwiania “zwykłych” spraw,
- wydawanie decyzji administracyjnych (zasady i wzory),
- doręczanie pism i inne zagadnienia.
- Archiwizacja dokumentacji szkolnej:
- przygotowanie teczek i rejestrów do przekazania do składnicy akt,
- właściwe określenie momentu przekazania w oparciu o kategorie archiwalne,
- sporządzenie spisów zdawczo – odbiorczych przez pracowników prowadzących akta,
- wymogi organizacyjno – techniczne dotyczące składnicy akt i archiwum zakładowego,
- INSTRUKCJA ARCHIWIZACYJNA,
- ochrona dokumentacji przed zniszczeniem,
- udostępnianie akt zgromadzonych w składnicy.
- BRAKOWANIE akt krok po kroku.
- OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH w praktyce – wymogi prawne, zasady i niezbędna dokumentacja.