Celem szkolenia jest szczegółowe omówienie zakresu obowiązków sekretarza szkoły (referenta, specjalisty do spraw administracyjnych) obejmującego problematykę kancelaryjną oraz sprawy uczniowskie. Tematyka została oparta o treść przykładowej instrukcji kancelaryjnej dla jednostki oświatowej, przepisy archiwizacyjne, wymogi zawarte w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisy oświatowe i inne.
- Status zawodowy sekretarza szkoły
- Przykładowy zakres obowiązków
- Obowiązki dotyczące:1) kancelarii szkolnej:
- czynności kancelaryjne sekretariatu
- przyjmowanie i obieg korespondencji; wewnętrzny obieg akt
- system kancelaryjny, rejestracja, znakowanie i załatwianie spraw zgodnie z systemem bezdziennikowym w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt
- wysyłanie i doręczanie pism
- bieżące przechowywanie dokumentacji; udostępnianie akt
- przekazywanie akt do składnicy akt
- archiwizacja i brakowanie akt, zgodnie z rzeczowym wykazem akt i innymi przepisami
- wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
- nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
- zabezpieczenie, przechowywanie i ewidencjonowanie pieczęci urzędowych
- ochrona danych osobowych
2) spraw uczniowskich:
- ewidencjonowanie dzieci i uczniów
- dokumentacja związana z przyjęciem uczniów do szkoły i przejściem uczniów do innej szkoły
- rejestr i ew. analiza dalszych losów absolwentów – realizacja obowiązku szkolnego
- wydawanie legitymacji uczniowskich i prowadzenie ich ewidencji
- wydawanie, ewidencjonowanie i rozliczanie druków świadectw i innych druków ścisłego zarachowania
- wydawania duplikatów świadectw i legitymacji (szczegółowa procedura)
- postępowanie ze świadectwami nieodebranymi przez uczniów lub absolwentów
- arkusze ocen: prowadzenie i kompletowanie; adnotacje; księgi arkuszy ocen
- sprostowania i poprawki w dokumentacji szkolnej
- postępowanie z dokumentacją szkolną:
- przechowywanie bieżące (ochrona przed zniszczeniem lub zagubieniem)
- archiwizacja po pełnym załatwieniu spraw; okresy archiwizowania
- odtwarzanie zniszczonej bądĄ zagubionej dokumentacji
- Inne zadania wynikające z zakresu obowiązków, w tym sprawy kadrowe
- Indywidualne pytania i problemy zgłaszane przez uczestników