• Prowadzenie zagadnień oświatowych i administracyjnych zgodnie z obowiązującymi
  przepisami; Prawidłowa dokumentacja;
• System kancelaryjny w praktyce szkolnej.

Obszerny zakres spraw oświatowych, złożona i skomplikowana dokumentacja szkolna oraz liczne zmiany przepisów, a także obowiązek stosowania systemu bezdziennikowego w jednostkach administracji publicznej, w tym w szkołach i placówkach oświatowych, stwarza szereg problemów i wątpliwości.

Celem szkolenia jest przedstawienie istotnych zmian prawnych oraz kompleksowe omówienie i wyjaśnienie pod kątem merytorycznym wszystkich ważnych zagadnień a także podanie wymogów związanych z prowadzeniem różnych rodzajów dokumentacji szkolnej. Zajęcia prowadzone są pod kątem praktycznym z użyciem licznych wzorów i przykładów.

Ze względu na bardzo obszerną tematykę, niektóre zagadnienia omawiane są skrótowo w trakcie zajęć, natomiast ich pełny zakres zawarty został w materiałach szkoleniowych oraz na załączonej płycie CD. Dotyczy to m.in. przykładowych instrukcji: kancelaryjnej i archiwizacyjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt dostosowanego do realiów oświatowych (zmiany prawne w tym zakresie), a także wzorów rejestrów, upoważnień i innych materiałów.

Szczegółowa tematyka zajęć

I CZĘŚĆ – ZAGADNIENIA MERYTORYCZNE

1. PROWADZENIE SPRAW DOTYCZĄCYCH DZIAŁALNOŚCI EDUKACYJNEJ ORAZ DOKUMENTACJA Z TYM ZWIĄZANA
   • Zmiany przepisów oświatowych (krótkie omówienie).
   • Dokumentacja przebiegu nauczania w świetle nowych przepisów – nowe rozporządzenie MEN z 25 sierpnia 2017 r.
   • Bieżąca weryfikacja adresów ZAMIESZKANIA.
   • Rekrutacja, w tym przyjmowanie do szkół dzieci obcokrajowców.
   • Udzielanie przez szkoły i placówki pomocy psychologiczno-pedagogicznej:
     • wymogi prawne i merytoryczne,
     • prawidłowe gromadzenie dokumentacji (indywidualne teczki),
     • prowadzenie spraw związanych z pomocą psychologiczno-pedagogiczną zgodnie z wymogami systemu kancelaryjnego,
     • szczególna ochrona danych osobowych zawartych w dokumentacji i przetwarzanych przez jednostki oświatowe (w tym udostępnianie danych podmiotom zewnętrznym).
   • Realizacja OBOWIĄZKÓW: rocznego przygotowania przedszkolnego, szkolnego i nauki; szczególne formy; kontrole spełniania w/w obowiązków przez szkoły (wymogi prawne i przydatne procedury).
   • Oświadczenia i zaświadczenia; wymogi prawne dotyczące oświadczeń.
   • Powiązanie dokumentacji przebiegu nauczania z nowym SIO.
   • Duplikaty świadectw i legitymacji – przykładowe PROCEDURY.
   • Zasady sporządzania odpisów i KOPII; odpisy wymagające potwierdzeń notarialnych (wymogi Kpa).
   • Postępowanie w sytuacjach konfliktowych, kontrowersyjnych i kłopotliwych, w tym:
     • odmowa podania przez rodziców istotnych danych, np. adresu, \
     • sprawdzanie tożsamości osób przychodzących do szkoły z zewnątrz,
     • żądania udostępniania informacji o jednostce, w tym danych osobowych osobom postronnym,
     • wynoszenie dokumentacji szkolnej poza teren jednostki.
2. PROBLEMY ZWIĄZANE Z REORGANIZACJĄ SZKÓŁ I PLACÓWEK
   • Prowadzenie spraw oraz dokumentacji w szkołach:
     • wygaszanych,
     • przekształcanych,
     • nowo tworzonych, w tym:
       • księgi ewidencji, księgi uczniów,
       • arkusze ocen,
       • świadectwa szkolne,
       • legitymacje.
   • Stosowanie pieczęci (w tym urzędowych).
   • Wydawanie duplikatów i zaświadczeń.
   • Sprawy związane ze stosunkiem pracy (w tym dokumentacja pracownicza).
   • Przygotowanie dokumentacji likwidowanych szkół do przekazania, zgodnie z wymogami Prawa oświatowego:
     • arkusze ocen – kuratoria oświaty,
     • pozostała dokumentacja – w uzgodnieniu z organami prowadzącymi.
3. ZAGADNIENIA ZWIĄZANE Z POSTĘPOWANIEM ADMINISTRACYJNYM
   • Prowadzenie spraw związanych z decyzjami administracyjnymi; przykłady i wzory.
   • Sprawy wymagające zakładania METRYK SPRAW – przykłady.
   • Zasady doręczeń pism, terminy i inne ważne zagadnienia Kpa.
4. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W SZKOŁACH I PLACÓWKACH OŚWIATOWYCH
   • Przypadki wymagające uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych.
   • Zasady udostępniania danych innym podmiotom i osobom.
   • Dokumentacja ochrony danych osobowych – podstawa prawna i zasady tworzenia.
   • Rejestracja zbiorów w GIODO.

II CZĘŚĆ – PROCEDURY KANCELARYJNE

1. BEZDZIENNIKOWY SYSTEM KANCELARYJNY
   • Wymogi systemu bezdziennikowego (skrót).
   • Postępowanie z otrzymywaną i wysyłaną korespondencją.
   • Przykładowa klasyfikacja prowadzonej dokumentacji edukacyjnej, kadrowej i inn.
   • Zagadnienia wymagające prowadzenia spisów spraw, znakowania pism i stosowania innych procedur związanych z dokumentacją TWORZĄCĄ AKTA SPRAW.
   • Dokumentacja NIETWORZĄCA AKT SPRAW:
     • odmienne zasady prowadzenia:
       • dokumentacji pracowniczej (w tym teczek akt osobowych),
       • dokumentacji przebiegu nauczania (z wyłączeniem indywidualnych teczek pomocy psychologiczno
       • pedagogicznej, spraw związanych z wydawaniem duplikatów, decyzji administracyjnych, kontaktów z rodzicami).
   • Udzielanie upoważnień – dwa rodzaje rejestrów oraz ich zakresy.
2. OCHRONA PROWADZONEJ DOKUMENTACJI
   • Archiwizowanie dokumentacji zgodnie z aktualnymi przepisami:
     • procedury archiwizacyjne (w tym przykładowa instrukcja),
     • brakowanie dokumentacji kategorii B i Bc,
     • minimalne wymagania w tym zakresie wynikające z problemów lokalowych i personalnych.
   • Zabezpieczenie i ochrona dokumentacji bieżącej – wymogi techniczne i organizacyjne.
   • ODTWARZANIE ZNISZCZONEJ BĄDŹ ZAGUBIONEJ DOKUMENTACJI.
   • PYTANIA I PROBLEMY UCZESTNIKÓW – przesyłane drogą mailową przed szkoleniem, zadawane w trakcie zajęć i po ich zakończeniu.